Một doanh nghiệp nhỏ xây dựng ngân sách và cơ cấu tài chính thế nào?

Để xây dựng ngân sách, bạn phải dự toán chi phí và doanh thu trong tương lai. Cách tốt nhất để làm điều này là xem xét hiệu quả hoạt động trước đây của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp của bạn đã đi vào hoạt động, hãy xem xét các báo cáo tài chính gần đây nhất. Những báo cáo này phải bao gồm một danh sách chi tiết các chi phí cố định và có thể thay đổi trong năm. Nếu bạn thiếu các báo cáo như vậy, hãy xem qua hồ sơ thu chi cũng như bản sao kê ngân hàng trong năm trước.

Sử dụng những con số này làm điểm khởi đầu để dự toán chi phí và doanh thu cho năm tới. Bạn có thể sẽ cần thông báo về những con số này. Bạn có mong muốn doanh nghiệp của mình sẽ lớn mạnh hơn không? Bạn có thể cần phải có nhiều kế hoạch doanh thu hơn nếu muốn gia tăng số lượng khách hàng mới hoặc dự định tăng giá.

Nếu bắt đầu xây dựng một doanh nghiệp mới, bạn sẽ cần tiến hành một số nghiên cứu. Hãy thu thập thông tin tài chính của các công ty tương đồng về quy mô và loại hình. Có nhiều cách để làm việc này:

Nhờ sự trợ giúp của các đồng nghiệp đã thành lập doanh nghiệp — doanh thu của họ như thế nào trong năm đầu tiên?

Áp dụng kiến thức thực tế mà bạn có được khi làm việc cho các doanh nghiệp khác trong lĩnh vực đó

Tiến hành nghiên cứu thị trường

Xem xét xem bạn đã thu hút được bao nhiêu khách hàng và có thể mở rộng thêm bao nhiêu loại hình kinh doanh nữa ở mức kỳ vọng hợp lý

Với thông tin này, hãy đưa ra ước tính chính xách nhất về mức doanh thu sẽ đạt được. Đừng lạc quan thái quá. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng đây chỉ là một số liệu ước tính.

Mức doanh thu mà bạn kỳ vọng là bao nhiêu? Các nguồn doanh thu có thể bao gồm:

Doanh thu hàng giờ

Doanh số sản phẩm

Thu nhập từ đầu tư

Thu nhập từ việc bán tài sản và

Khoản vay

Liệt kê và gia tăng tối đa chi phí cố định. Chi phí cố định là các chi phí không đổi hàng tháng. Các ví dụ thường gặp về chi phí cố định bao gồm:

Thuê văn phòng

Thuê đồ đạc và trang thiết bị

Điện thoại di động

Phí ngân hàng

Dịch vụ kế toán và trả lương

Thuê xe cho doanh nghiệp (hoặc thanh toán các khoản vay nếu mua xe)

Thanh toán khoản vay cho doanh nghiệp

Bảo hiểm doanh nghiệp

Giấy phép kinh doanh

Đăng ký và thuế

Lương và phúc lợi cho nhân viên

Thuế tài sản

Chi phí lưu trữ trang web

Không như chi phí cố định, các chi phí có thể thay đổi có thể dao động hàng tháng. Bạn có thể tăng hoặc giảm những chi phí này tùy theo hiệu quả kinh doanh. Ví dụ:

Nguyên vật liệu thô (chỉ áp dụng khi sản xuất hàng hóa để bán)

Hàng tồn kho

Chi phí vận chuyển và giao hàng

Chi phí dịch vụ tiện ích — bao gồm điện, khí đốt và nước

Lương và phúc lợi cho nhân viên

Các khoản thanh toán cho nhà thầu độc lập (ví dụ: các khoản thanh toán tiền hoa hồng không phải cho nhân viên bán hàng)

Chi phí quảng cáo và tiếp thị

Bảo dưỡng và sửa chữa trang thiết bị

Chi phí đi lại

Dịch vụ pháp lý

Giáo dục và đào tạo

Nếu bạn dự trù các chi phí dùng một lần trong năm tới, hãy liệt kê ra đây. Những chi phí này có thể bao gồm:

Máy tính

Phần mềm

Quà tặng

Đồ đạc

Trang thiết bị

Chi phí đi công tác, hội họp

Trừ tổng chi phí dự toán với tổng thu nhập để xem mức lợi nhuận bạn có thể thu được hàng tháng và vào cuối năm. Sau đó, trong suốt cả năm, hãy theo dõi số tiền bạn thu và chi mỗi tháng rồi so sánh số tiền đó với các dự toán ngân sách. Sẽ là đáng báo động nếu xảy ra tình trạng thâm hụt. Bạn có thể cần cắt giảm chi phí nếu không thể tăng doanh thu.

Mặt khác, nếu thu được lợi nhuận cao hơn dự kiến, thì bạn có thể mở rộng doanh nghiệp của mình. Ví dụ: bạn có thể tăng mức chi cho các chi phí có thể thay đổi, chẳng hạn như hàng tồn kho hoặc chi dùng cho cá nhân nhiều hơn.