English
MenuQuy định mới nhất năm 2022 về bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử ?
Hiện nay, hóa đơn điện tử đang được các doanh nghiệp triển khai áp dụng, tuy nhiên, quy định của pháp luật liên quan đến hình thức hóa đơn này còn khá đơn giản nên chủ yếu các doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hóa đơn giấy.
Hiện nay, các doanh nghiệp đang áp dụng chủ yếu là hóa đơn giấy tự in và đặt in, trên phạm vi cả nước đã có những doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, tuy nhiên chỉ chủ yếu tập trung ở hai thành phố lớn là Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh, ví dụ như: Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN), Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT), Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel), Tổng Công ty Hàng không Việt Nam (VNA), Công ty Vận tải đường sắt Sài Gòn Hà Nội…
Việc sử dụng hóa đơn điện tử vừa góp phần giảm thời gian, chi phí về hoá đơn cho doanh nghiệp, vừa góp phần hạn chế các hành vi gian lận về hoá đơn, vừa giảm thời gian làm thủ tục hành chính về hóa đơn. Vậy có phải từ ngày 01/01/2018 các doanh nghiệp sẽ phải bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hay không?
Theo như dự thảo mới, hóa đơn sẽ có các hình thức sau:
– Hóa đơn giấy theo hình thức tự in và đặt in
– Hóa đơn điện tử
Về việc sử dụng hóa đơn theo hình thức nào, trong dự thảo nêu rõ:
1. Hóa đơn giấy tự in:
Hóa đơn giấy tự in là hóa đơn do cơ quan thuế tự in từ các thiết bị để cấp lẻ cho tổ chức, cá nhân; hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, dịch vụ;
Về góc độ doanh nghiệp, các doanh nghiệp chỉ được tự in hóa đơn ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc máy khác khi bán hàng hóa, dịch vụ. Doanh nghiệp khi sử dụng hình thức hóa đơn tự in từ máy tính tiền, phải gửi Thông báo phát hành và hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Định kỳ doanh nghiệp sử dụng máy tính tiền khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện kết chuyển dữ liệu theo hình thức điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
2. Hóa đơn giấy đặt in
Hóa đơn giấy đặt in là hóa đơn do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để bán cho các tổ chức, cá nhân.
Hóa đơn do các Cục Thuế đặt in được bán cho doanh nghiệp mới thành lập trong thời gian 6 tháng kể từ tháng thành lập, hộ gia đình và cá nhân kinh doanh. Trong thời gian 6 tháng kể từ tháng thành lập, Cục thuế hướng dẫn doanh nghiệp chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã của doanh nghiệp để sử dụng nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện.
3. Hóa đơn điện tử
– Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử:
“1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đã áp dụng Hóa đơn điện tửcủa doanh nghiệp trước ngày 01/01/2018 theo hướng dẫn của Bộ Tài chính tiếp tục áp dụng hóa đơn điện tửcủa doanh nghiệp.
2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế, hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng có: chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật; phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn thì sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp trong hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
3. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có mã số thuế đang sử dụng hóa đơn giấy in từ hệ thống máy tính trước ngày 01/01/2018 nếu có đủ điều kiện nêu tại Khoản 3 Điều này thì sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp từ ngày 01/01/2018 trong hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
4. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh mới thành lập không lựa chọn mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế, không lựa chọn sử dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ có mã của cơ quan thuế nếu đủ điều kiện áp dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ của doanh nghiệp theo hướng dẫn tại Khoản 3 Điều này thì sử dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ của doanh nghiệp trong hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ kể từ khi có mã số thuế. ”
– Hóa đơn điện tử có hai loại là Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và Hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Như vậy, hiện tại nghị định mới chỉ đang ở giai đoạn xây dựng dự thảo, chưa có văn bản chính thức, chưa có quy định từ ngày 01/01/2018 các doanh nghiệp bắt buộc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Ngay cả khi nghị định mới ra đời như đúng dự thảo, thì không bắt buộc toàn bộ các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, bởi sẽ còn hóa đơn giấy tự in từ máy tính tiền, hóa đơn giấy đặt in do cơ quan thuế bán cho các doanh nghiệp mới thành lập trong 6 tháng đầu thành lập.
Hướng dẫn việc thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ?
Bước 1: Kiểm tra điều kiện của doanh nghiệp : phải đáp ứng được một số điều kiện nhất định để làm căn cứ chi cục thuế quản lý chấp thuận như sau:
+ Doanh nghiệp hiện đang thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế; hoặc sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
+ Có chữ ký điện tử;
+ Đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
+ Phần mềm hóa đơn điện tử tương ứng khởi tạo, xử lý hóa đơn (tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ) trên hệ thống máy tính;
+ Nhân viên đảm bảo trình độ, khả năng đáp ứng yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
Bước 2: khi thấy rằng doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu ở bước 1 thì chuẩn bị hồ sơ sau:
– Quyết định của doanh nghiệp về áp dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp;
– Thông báo phát hành hóa đơn mẫu tại phụ lục 2 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính : Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
– Hóa đơn mẫu.
Bước 3: Nộp hồ sơ lên cơ quan thuế trực tiếp quản lý doanh nghiệp, đợi kết quả trả lời của cơ quan thuế về đồng ý cho phép sử dụng hóa đơn điện tử. Sau đó doanh nghiệp mới được phép sử dụng hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử không ?
Nội dung chủ yếu của Dự thảo là hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng bắt buộc đối với doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan nhà nước, kể cả cơ quan có chức năng kiểm tra, quản lý thị trường. Doanh nghiệp chỉ được sử dụng Hóa đơn điện tử mà không được chọn sử dụng 2 loại hóa đơn giấy như trước đây. Doanh nghiệp đã thực hiện Hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 thì chuyển sang áp dụng Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Bản dự thảo mới nhất được Bộ tài chính trình chính phủ, trong dự thảo có đề cập về hai loại hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chính là hóa đơn điện tử của doanh nghiệp theo thông tư 32/2011/TT-BTC chuyển đổi sang, theo dự thảo, các đối tượng được áp dụng như sau:
1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đã áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
2. Doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực ngân hàng, hàng không, điện, nước, viễn thông hoặc các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực sử dụng nhiều hóa đơn đã sử dụng phần mềm kế toán toàn hệ thống, đã sử dụng hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử thực hiện xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử để áp dụng từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành phù hợp với phần mềm kế toán, phần mềm quản trị doanh nghiệp và phần mềm hóa đơn tự in đã có. Cơ quan thuế xây dựng chuẩn dữ liệu để tiếp nhận dữ liệu từ các đơn vị này.
3. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đáp ứng quy định tại điều 11 Nghị định này.
Điều 11 dự thảo nêu rõ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
“1. Là doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử.
2. Có phương tiện điện tử đáp ứng yêu cầu tra cứu của người mua và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn đồng thời đến người mua và cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế.
3. Thực hiện lưu trữ dữ liệu hóa đơn theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và pháp luật về kế toán.
4. Doanh nghiệp không thuộc một trong các đối tượng sau:
a) Doanh nghiệp rủi ro cao về thuế;
b) Bị cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế bằng biện pháp thông báo hóa đơn không còn giá trị sử dụng;
c) Thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.”
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn được lập trên hệ thống lập hóa đơn điện tử của cơ quan thuế và được cơ quan thuế cấp một mã xác thực, đối tượng sử dụng loại hóa đơn này gồm:
1. Doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh mới thành lập kể từ ngày Nghị định có hiệu lực thi hành không sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp hoặc không mua hóa đơn của cơ quan thuế.
3. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn giấy trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành (gồm các trường hợp đang mua hóa đơn của cơ quan thuế, đang sử dụng hóa đơn giấy đặt in hoặc tự in) thực hiện chuyển đổi trong thời gian 12 tháng kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành. Trường hợp đủ điều kiện thì áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Mục I Chương này.
4. Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng; doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã quyết toán thuế, đã đóng mã số thuế, phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua sử dụng hóa đơn điện tử có mã cấp lẻ của cơ quan thuế.
5. Hộ, cá nhân kinh doanh:
– Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện chế độ kế toán, nộp thuế theo phương pháp kê khai có nhu cầu sử dụng nhiều hóa đơn. Bộ Tài chính xây dựng lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế áp dụng đối với hộ, cá nhân kinh doanh trong thời gian 5 năm kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.
– Hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán, không áp dụng chế độ kế toán, không có nhu cầu sử dụng nhiều hóa đơn; hộ và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng; cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp lẻ trong thời gian 12 tháng kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.
Theo đó, các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bao gồm:
– Doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011/TT-BTC
– Doanh nghiệp mới thành lập đủ điều kiện theo quy định tại Điều 11 của dự thảo này, không có nhu cầu sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc mua hóa đơn của cơ quan thuế.
– Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy trước khi nghị định này có hiệu lực phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trong thời hạn 12 tháng kể tử ngày Nghị định mới về hóa đơn có hiệu lực thi hành, trong thời gian đó nếu đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (Điều 11) thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Nghị định mới thay thế nghị định 51/2010/NĐ-CP và nghị định 04/2014/NĐ-CP dự kiến sẽ có hiệu lực từ ngày 01/07/2018. Nếu đúng theo dự kiến, thì từ ngày 01/07/2018 các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy sẽ phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng trừ trường hợp đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế.