1. Nợ phải trả là gì?

Nợ phải trả (tiếng Anh là account payable hay liabilities) là số tiền nợ các cá nhân hay công ty khác, khi họ đã bán hàng hóa, dịch vụ, nguyên liệu cho doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp chưa thanh toán vì đã mua chúng dưới hình thức tín dụng thương mại.

Hoặc theo định nghĩa của Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 01: Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các sự kiện và giao dịch đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình.

Các yếu tố ảnh hưởng đến nợ phải trả

Nợ phải trả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chịu sự ảnh hưởng cũng như gắn liền với các vấn đề sau:

• Quy mô nợ: Quy mô nợ phải trả lớn hay nhỏ tùy thuộc vào tính chất của hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua. Quy mô nợ phải trả nói lên số lượng tiền nợ nhiều hay ít, đối với từng doanh nghiệp, quy mô nợ phải trả thể hiện là tổng tài sản mà doanh nghiệp nợ các đối tác. Ngoài ra, tiềm lực tài chính của doanh nghiệp cũng quyết định quy mô nợ phải trả. Theo đó, nếu doanh nghiệp cho phép các hóa đơn thanh toán được thanh toán chậm trả nhiều thì quy mô nợ phải trả lớn và ngược lại.
• Thời hạn thanh toán nợ: Là khoảng thời gian kể từ khi doanh nghiệp ký hóa đơn mua chịu cho đến khi hóa đơn này được thanh toán. Đây là giới hạn thời gian để các doanh nghiệp thanh toán các khoản nợ phải trả. Doanh nghiệp nên xác định một thời hạn trả nợ có lợi cho mình nhất, tránh các rủi ro gặp phải trong quá trình trả nợ và nhất là đảm bảo uy tín của doanh nghiệp
• Chính sách giá cả hàng hóa, dịch vụ: Đây là yếu tố thỏa thuận giữa bên mua và bên bán. Các chính sách ưu đãi sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết nhanh các khoản nợ phải trả và ngược lại.

2. Phân loại nợ phải trả

Căn cứ theo thời hạn nợ của một doanh nghiệp, nợ phải trả được trình bày trên bảng cân đối kế toán bao gồm 2 loại cơ bản sau:

– Nợ ngắn hạn: Là các khoản nợ có thời hạn trả trong vòng 1 năm. Nợ ngắn hạn thường bao gồm các khoản nợ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp như: nợ phải trả người bán, nợ phải trả công nhân viên, thuế và các khoản phải nộp nhà nước, ứng trước của khách hàng, chi phí phải trả,…

– Nợ dài hạn: Là các khoản nợ có thời hạn trả trên 1 năm. Nợ dài hạn của doanh nghiệp thường bao gồm: vay dài hạn ngân hàng, trái phiếu phát hành và nợ thuế tài sản tài chính.

3. Cách tính nợ phải trả bình quân

Tổng nợ phải trả bình quân của tháng sẽ được tính theo công thức sau:

Tổng nợ phải trả bình quân của tháng = Tổng số dư khoản mục Tổng Nợ phải trả trên cân đối kế toán cuối mỗi ngày / cho tổng số ngày trong tháng.

Công thức này cũng được áp dụng để tính tổng nợ phải trả bình quân của tháng của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài.

Ngoài ra bạn có thể tính khoản nợ phải trả trung bình trong kỳ của doanh nghiệp theo cách sau:

Khoản phải trả trung bình trong kỳ = Khoản phải trả vào đầu kỳ – Khoản phải trả vào cuối kì/2

4. Điều kiện ghi nhận nợ phải trả

Nợ phải trả được kế toán doanh nghiệp ghi nhận phải thỏa mãn các điều kiện sau đây:

Có khả năng tiền tệ hóa một cách đáng tin cậy

Nghĩa vụ tài chính khi phát sinh phải có các bằng chứng khách quan cho việc xác định một cách đáng tin cậy giá trị của nó (lượng hóa nghĩa vụ tài chính dưới dạng tiền) cũng như nghĩa vụ chi trả mà đơn vị chắc chắn phải thực hiện trong tương lai.

Ví dụ: Cổ tức công bố bằng tiền nhưng chưa trả được ghi nhận là nợ phải trả. Trong khi đó cổ tức công bố bằng cổ phiếu nhưng chưa phát hành lại không được ghi nhận là nợ phải trả.

Nghĩa vụ hiện tại có tính pháp lý của các khoản nợ phải trả phát sinh từ những nghiệp vụ kinh tế tài chính đã xảy ra như: nợ phải trả nhà cung cấp khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu chưa thanh toán, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, tiền công phải thanh toán cho cán bộ nhân viên…

Nghĩa vụ tài chính hiện tại có thể phát sinh khi doanh nghiệp tham gia những cam kết cụ thể do chính họ tự xây dựng. Những cam kết này nhằm duy trì mối quan hệ tốt giữa doanh nghiệp với khách hàng. Ví dụ như khoản bảo hành sản phẩm, bảo hành công trình xây dựng cơ bản… Trong nhiều trường hợp, có những khoản không thuộc về nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp nhưng vẫn được báo cáo như khoản nợ phải trả trên báo cáo tài chính.

Ví dụ: Trích trước chi phí sửa chữa tài sản cố định, phần chênh lệch giữa giá bán hàng trả chậm và giá bán trả tiền ngay.

Đơn vị phải thanh toán bằng nguồn lực của mình một cách tương đối chắc chắn

Nghĩa vụ hiện tại được đơn vị thanh toán bằng chính nguồn lực của mình thông qua các hình thức được thỏa thuận giữa đơn vị kế toán và chủ nợ. Phương thức thanh toán nợ phải trả rất đa dạng như:

• Chi trả bằng tiền, tài sản, cung cấp dịch vụ thay thế nghĩa vụ hiện tại này bằng nghĩa vụ hiện tại khác.
• Chuyển đổi nợ phải trả thành vốn chủ sở hữu.

Kết quả hình thành từ các giao dịch đã xảy ra trong quá khứ

Tức là một nghĩa vụ được ghi nhận nợ phải trả phải là kết quả của các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã xảy ra và hoàn thành. Các khoản nợ tiềm tàng từ hợp đồng mua, bán trong tương lai hoặc khoản nợ có tính chất ước đoán không hình thành trên cơ sở giao dịch quá khứ đều không được ghi nhận là nợ phải trả. Một số nghĩa vụ hiện tại mang tính ước đoán nhưng phát sinh trên cơ sở các giao dịch quá khứ sẽ được ghi nhận là nợ phải trả khi có đủ bằng chứng đáng tin cậy về việc xác định giá trị ước đoán của chúng. Ví dụ như khoản trích trước chi phí bảo hành sản phẩm…

5. Các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp

Nợ phải trả của doanh nghiệp gồm 2 khoản cơ bản sau đây:

Nợ ngắn hạn

Đây là khoản tiền mà doanh nghiệp có trách nhiệm trả trong vòng 1 năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thường. Nợ ngắn hạn trong doanh nghiệp thông thường gồm các khoản sau đây:

• Vay ngắn hạn;
• Khoản nợ dài hạn đến hạn trả;
• Các khoản tiền phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu;
• Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước;
• Tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng phải trả cho người lao động;
• Các khoản chi phí phải trả;
• Các khoản nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn;
• Các khoản phải trả ngắn hạn khác.

Như vậy nợ phải trả ngắn hạn trong doanh nghiệp chủ yếu là các khoản nợ phải trả thông thường, được phản ánh trên bảng cân đối kế toán và được xác định chắc chắn về thời gian và giá trị.

Nợ dài hạn

Trong hoạt động doanh nghiệp, nợ dài hạn là các khoản nợ mà thời gian trả nợ trên 1 năm. Theo đó, nợ dài hạn của doanh nghiệp sẽ gồm các khoản sau:

• Vay dài hạn cho đầu tư phát triển;
• Nợ dài hạn phải trả;
• Trái phiếu phát hành;
• Các khoản nhận ký quỹ, ký cược dài hạn;
• Thuế thu nhập hoãn lại phải trả;
• Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm;
• Dự phòng phải trả: khoản nợ phải trả chưa có sự chắc chắn về giá trị và thời gian nhưng đã có những ước tính đáng tin cậy.

Ngoài ra, trong điều kiện đơn vị kinh doanh hoạt động liên tục, một số khoản hình thành từ vốn chủ sở hữu nhưng có thể được phân loại là nợ phải trả, do chủ sở hữu đã cam kết từ bỏ quyền thụ hưởng của mình để phục vụ những mục tiêu nhất định. Kết quả là hình thành nên nghĩa vụ tài chính mà đơn vị kế toán phải thực hiện đối với các mục tiêu đó. Ví dụ như quỹ khen thưởng phúc lợi…

6. Các cách thanh toán nợ phải trả

Đối với nợ phải trả trong doanh nghiệp, có đa dạng phương thức để thanh toán. Nghĩa vụ hiện tại được doanh nghiệp thanh toán bằng chính nguồn lực của mình thông qua các hình thức được thỏa thuận giữa đơn vị kế toán và chủ nợ. Theo đó, nợ phải trả có thể được thanh toán bằng các cách sau đây:

• Thanh toán bằng tiền mặt
• Thanh toán nợ phải trả bằng tài sản khác
• Thanh toán bằng việc cung cấp dịch vụ thay thế nghĩa vụ hiện tại này bằng nghĩa vụ hiện tại khác.
• Thanh toán bằng cách chuyển đổi nợ phải trả thành vốn sở hữu.

7. Phân biệt nợ phải trả và vốn chủ sở hữu

Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu là hai vấn đề được quan tâm. Hai khái niệm này hoàn toàn khác biệt về bản chất cũng như sự hình thành. Bảng sau sẽ giúp bạn phân biệt rõ nợ phải trả và vốn chủ sở hữu:

Tiêu chí phân biệt	Nợ phải trả	Vốn sở hữu
Khái niệm	Là số tiền nợ các cá nhân hay công ty khác, khi họ đã bán hàng hóa, dịch vụ, nguyên liệu cho doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp chưa thanh toán vì đã mua chúng dưới hình thức tín dụng thương mại.	Là các nguồn vốn thuộc sở hữu của chủ doanh nghiệp và các thành viên trong công ty liên doanh hoặc các cổ đông trong các công ty cổ phần
Bản chất	Phản ánh các khoản nợ phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh mà doanh nghiệp phải trả, phải thanh toán cho các chủ nợ	Phản ánh số vốn hiện có và tình hình tăng, giảm các loại nguồn vốn thuộc sở hữu của chủ doanh nghiệp, của các thành viên góp vốn. Nguồn vốn chủ sở hữu không phải là một khoản nợ.
Sự hình thành	Nợ phải trả hình thành từ các khoản nợ:– Nợ tiền vay – Khoản nợ phải trả cho người bán – Nợ trả cho Nhà nước (thuế). – Nợ trả cho công nhân viên và các khoản phải trả khác…	Nguồn vốn chủ sở hữu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau:– Nguồn vốn đóng góp ban đầu và bổ sung từ các nhà đầu tư – Nguồn vốn đóng góp bổ sung từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh – Nguồn vốn chủ sở hữu khác như các khoản thặng dư vốn do phát hành cổ phiếu,  các khoản chênh lệch đánh giá lại tài sản hoặc các quỹ của doanh nghiệp…
Kỳ hạn	Có kỳ hạn ngắn hoặc dài tùy theo phân loại nợ ngắn hạn hoặc nợ dài hạn	Lâu dài
Ý nghĩa	Là những gì doanh nghiệp nợ	Là giá trị thuần của doanh nghiệp