Chi Phí Kế Toán Và Chi Phí Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp

Hiện nay các công ty vẫn đang nhầm lẫn hoặc hiểu sai về các chi phí vận hành về mặt sổ sách cũng được xem là chi phí tính thuế. Trên thực tế, hai khoản chi phí này có những đặc điểm khác nhau.

Tổng Quát Chi Phí Kế Toán Và Chi Phí Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp

Tùy theo từng loại hình kinh doanh (thương mại, sản xuất, dịch vụ, xây dựng, xuất nhập khẩu…) mà công ty có các chi phí như: chi mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, chi phí mua hàng hóa, chi phí quảng cáo, chi phí vận chuyển bóc xếp, chi phí mua vật tư, chi phí hải quan đối với các công ty xuất nhập khẩu,….Ngoài ra các chi phí tương ứng với doanh thu công ty còn các chi phí quản lý và vận hành công ty như: Chi phí thuê mặt bằng hoặc văn phòng, chi phí thuê kho bãi, chi phí điện nước, chi phí ăn uống tiếp khách, chi phí điện thoại, chi phí văn phòng phẩm…

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định: ”trừ các khoản chi không được trừ nêu tại khoản 2 điều này doanh nghiệp được trừ các khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau”:

a)Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.

b)Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c)Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

_ Như vậy, chi phí đáp ứng được những điều kiện nêu trên được xem là chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp và chi phí không có hóa đơn chứng từ hợp lý chỉ được xem là chi phí kế toán.

Những Trường Hợp Cụ Thể Để Phân Biệt Chi Phí Kế Toán Và Chi Phí Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp

1. Các khoản chi không có hóa đơn

Theo luật kế toán: Các khoản được tính vào chi phí kế toán, được hạch toán và ghi nhận theo số thực chi. Những khoản chi không có hóa đơn thông thường là những khoản chi phí không được tính là chi phí thuế thu nhập công ty nhưng có một vài trường hợp những khoản chi không có hóa đơn hoặc chứng từ hợp lý nhưng vẫn được xem là chi phí tính thuế thu nhập công ty:

Ví dụ: Công ty A, ngày 14/09/2018 chi tiền mặt mua văn phòng phẩm của cửa hàng kinh doanh B giá trị 1.500.000 đồng. Và cửa hàng B viết hóa đơn bán lẻ cho công ty A.

Theo Luật kế toán: đây là khoản chi phí hợp lý, công ty A sẽ hạch toán vào chi phí quản lý công ty như sau:

Hạch toán

Nợ TK 641,642: 1.500.000

  Có TK 111: 1.500.000

Theo luật thuế: Các khoản chi phí không có hóa đơn GTGT, chỉ có hóa đơn bán lẻ không được tính là chi phí được trừ trường hợp công ty có lập bảng kê mẫu 01/TNDN – bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn.

2. Chi phí đồng phục nhân viên vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm

Theo “TT96/2015/TT-BTC: Nếu chi bằng tiền mặt thì không được vượt quá 5.000.000đồng/người/năm. Nếu chi bằng hiện vật sẽ được tính toàn bộ vào chi phí (nếu có hóa đơn, chứng từ). Nếu chi trang phục bằng cả tiền mặt và hiện vật. Thì mức chi tối đa với chi bằng tiền mặt không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm, bằng hiên vật phải có hóa đơn chứng từ”.

Ví dụ: Công ty C chi tiền đồng phục cho 10 nhân viên năm 2017 cho mỗi nhân viên 7.000.000 đồng/năm.

Theo luật kế toán: kế toán ghi nhận và hạch toán

Nợ TK 642: 7.000.000 x 10 = 70.000.000

         Có TK 112: 70.000.000

Theo luật thuế: Chỉ được tính vào chi phí thuế thu nhập công ty 50.000.000 với phần chi cho 10 người mỗi người 5.000.000 đồng

_ Khoản vượt: 20.000.000 đồng sẽ loại ra trên tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp – chỉ tiêu B4

3. Trích khấu hao đối với tài sản và công cụ dụng cụ

3.1 Trường hợp trích khấu hao đối với tài sản có định phục vụ sản xuất kinh doanh hoặc công trình thi công.

Theo luật kế toán: dù có sản xuất hoặc công trình thi công hay không có sản xuất hoặc công trình thi công nếu có mang ra sử dụng và trích khấu hao tài sản trong kỳ kế toán (trừ thời gian ngưng sử dụng để sữa chữa bảo dưỡng, duy tu lại thì tạm ngưng trích khấu hao hoặc trừ khi thanh lý bán mới không khấu hao hoặc đã trích khấu hao hết giá trị sử dụng TCSĐ) thì xem như không trích khấu hao tài sản đó nữa, do đó có doanh thu hay không doanh thu thì vẫn phải trích như thường.

Theo luật thuế: Nếu không phát sinh doanh thu thì không được tính khấu hao vào chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp

• Nếu tài sản hoặc chi quá lớn không sử dụng thì công ty tạm ngưng không trích khấu hao cũng không phân bổ nữa (như vậy là công ty đang làm theo thuế)
• Nếu công ty muốn hợp pháp cả hai thì vẫn trích bình thường nhưng phần chi phí không hợp lý với thuế này thì cuối năm ghi nhận vào chỉ tiêu B4 trong quyết toán thuế TNDN để loại trừ.

3.2 Trường hợp khấu hao đối với công cụ dụng cụ

Theo luật kế toán: Dù có công trình thi công hay không có công trình thi công nếu có mang ra sử dụng thì sẽ tiến hành phân bổ trong kỳ kế toán, trừ khi mang vào nhập kho thì xem như không phân bổ công cụ dụng cụ đó nữa, do đó có doanh thu hay không thì vẫn phải phân bổ như thường trừ khi thanh lý bán đi hoặc nhập lại kho hoặc đã phân bổ hết giá trị CCDC

Theo luật thuế: Tương tự như khấu hao tài sản cố định

Cách xử lý như khấu hao tài sản cố định

4. Trích khấu hao nguyên giá trên 1,6 tỷ của tài sản cố định là ô tô từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô chuyên vận chuyển hành khách, kinh doanh khách sạn…)

Theo luật kế toán: nguyên giá xe ô tô được xác định theo giá mua thực tế cộng với phần thuế GTGT tương ứng với giá trị trên 1,6 tỷ. Phần khấu hao trên nguyên giá là chi phí được hợp lý được ghi nhận

Theo luật thuế: Chi phí tính thuế thu nhập công ty tương ứng với nguyên giá trên 1,6 tỷ không được tính là chi phí

5. Chi phí lãi vay của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế

Vốn sản xuất kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế không vượt quá 150% mức lãi xuất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.

Theo luật kế toán: Toàn bộ chi phí trả lãi được ghi nhận và hạch toán trên sổ sách theo lãi xuất thực tế

Theo luật thuế: Chỉ được tính vào chi phí tính thuế thu nhập công ty khi chi phí lãi vay doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế không vượt quá 150% mức lãi xuất cơ bản do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.

6. Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính

Các khoản vi phạm hành chính gồm: Vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán, vi phạm pháp luật về thuế…

Theo luật kế toán: Được tính vào chi phí kế toán, được hạch toán và ghi nhận vào sổ sách kế toán

Theo luật thuế: Không được tính là chi phí hợp lý, được trừ khi tính thuế TNDN

Cách Xử Lý Các Khoản Chi Phí Không Được Tính Là Chi Phí Tính Thuế Thu Nhập Doanh Nghiêp

Đối với các khoản chi phí không được tính là thuế sẽ được ghi nhận trên chỉ tiêu B4 trên tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Tuy nhiên một số công ty phần chi phí không được xem là chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp, kế toán có thể xử lý hạch toán trên tài khoản 811 để tránh ghi nhận sót các phần chi phí không hợp lý. Cuối năm kế toán nhìn vào tài khoản 811 mà ghi nhận toàn bộ số chi phí trên tài khoản 811 trên chỉ tiêu B4.

Lưu ý: Riêng đối với các công ty sử dụng phần mềm kế toán. Thì phần phân bổ khấu hao sẽ được chạy tự động trên tài khoản loại 6, kế toán cần theo dõi kỹ để tránh sai sót.

7. Chi phí tiền lương của chủ công ty tư nhân, công ty TNHH một thành viên

Theo luật kế toán: được tính vào chi phí kế toán, được hạch toán và ghi nhận vào sổ sách kế toán

Theo luật thuế: không được tính là chi phí hợp lý, được trừ khi tính thuế TNDN.