1. Phải xuất hóa đơn điện tử xăng dầu trong tháng 12/2023 theo Chỉ đạo của Thủ tướng?

Thủ tướng Chính phủ Phạm Minh Chính vừa ký Công điện 1284/CĐ-TTg ngày 1/12/2023 nhằm tăng cường công tác quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử đối với hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực bán lẻ xăng dầu. Công điện này đặt ra những nhiệm vụ cụ thể mà các cơ quan chức năng cần thực hiện, đồng thời đề xuất những biện pháp mạnh mẽ để thúc đẩy quá trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Trong nội dung Công điện, Thủ tướng Chính phủ yêu cầu các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện một số nhiệm vụ chủ yếu. Điều này bao gồm việc chỉ đạo quyết liệt cơ quan thuế các cấp để tiếp tục nâng cao chất lượng và đa dạng hóa các biện pháp tuyên truyền, hướng dẫn đối với người nộp thuế, cũng như các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu về việc áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ.

Bên cạnh đó, Thủ tướng yêu cầu Bộ Tài chính chủ trì, phối hợp với các Bộ Công Thương, Khoa học và Công nghệ, Thông tin và Truyền thông, Công An, và cùng với Chủ tịch Ủy ban nhân dân các địa phương, triển khai ngay các giải pháp đồng bộ, hiệu quả. Cụ thể, họ sẽ yêu cầu các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu lập hóa đơn điện tử theo từng lần bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ xăng dầu, đồng thời kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định. Mục tiêu của Công điện là hoàn thành toàn bộ quá trình này trong tháng 12 năm 2023, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý hóa đơn điện tử trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu.

Chủ trì, phối hợp với Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông, và các cơ quan liên quan, nhiệm vụ của bạn là xây dựng và hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin đối với hóa đơn điện tử. Điều này nhằm đảm bảo rằng quá trình tiếp nhận và kết nối thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế diễn ra một cách thông suốt và thuận lợi. Mục tiêu cuối cùng là góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý thuế. Điều này cần được hoàn thành chậm nhất vào Quý I năm 2024.

Ngoài ra, nhiệm vụ của bạn cũng bao gồm việc chỉ đạo cơ quan thuế hợp tác mật thiết với cơ quan công an và các cơ quan liên quan khác để tăng cường công tác thanh tra và kiểm tra việc lập hóa đơn điện tử tại các cửa hàng kinh doanh xăng dầu. Quá trình này nhằm đảm bảo rằng các doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật về hóa đơn điện tử. Trong trường hợp phát hiện vi phạm, đặc biệt là những trường hợp không thực hiện hoặc cố ý không thực hiện, cần áp dụng biện pháp xử lý nghiêm túc theo quy định của pháp luật. Điều này sẽ đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ trong việc quản lý hóa đơn điện tử, đồng thời tăng cường công bằng và trách nhiệm trong các hoạt động kinh doanh.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán xăng dầu?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019 quy định nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử cụ thể như sau:

Khi thực hiện giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán, người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu. Hóa đơn điện tử phải được gửi đến người mua hàng, và nội dung của hóa đơn phải đầy đủ theo các quy định hiện hành. Định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử được xác định bởi các quy định của cơ quan thuế và cơ quan quản lý kế toán. Người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ phải tuân thủ định dạng này để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của thông tin trên hóa đơn. Việc thực hiện đúng và đầy đủ các quy định trên hóa đơn điện tử không chỉ giúp người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ tuân thủ pháp luật mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát, giám sát của cơ quan thuế và quản lý kế toán.

Theo quy định tại điểm i khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ như sau:

Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng được xác định là thời điểm kết thúc giao dịch bán hàng, tức là khi giao dịch bán xăng dầu hoàn tất và bản xăng dầu đã được chuyển giao cho khách hàng. Người bán có trách nhiệm đảm bảo rằng mỗi lần bán xăng dầu đều phải lập hóa đơn điện tử theo quy định. Trong trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán cần thực hiện lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử cần bao gồm đầy đủ thông tin về giao dịch, chi tiết về lượng xăng dầu mua bán, giá trị giao dịch, và các thông tin khác liên quan. Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ, người bán cần thực hiện quy trình lưu trữ sao lưu an toàn và bảo mật thông tin. Hơn nữa, hệ thống lưu trữ cần được thiết lập sao cho có thể tra cứu dễ dàng khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin liên quan đến bán xăng dầu có sẵn và có thể được xác minh nhanh chóng, đồng thời tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm trong quản lý hóa đơn điện tử.

Theo quy định, quá trình bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ đòi hỏi người bán phải lập hóa đơn điện tử và giao cho người mua, và quan trọng nhất là không phân biệt giá trị từng lần giao dịch.

Trong trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần giao dịch. Điều này đồng nghĩa với việc mỗi lần bán xăng dầu sẽ kết thúc bằng việc lập hóa đơn điện tử, chứng minh chi tiết về giao dịch. Để cụ thể, thời điểm xuất hóa đơn xăng dầu được xác định rõ ràng là thời điểm kết thúc từng lần bán hàng. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý hóa đơn điện tử, đồng thời hỗ trợ cơ quan thuế và quản lý kế toán trong việc kiểm soát và giám sát các giao dịch liên quan đến xăng dầu. Việc này không chỉ là yêu cầu pháp luật mà còn là biện pháp thực tế nhằm tăng cường hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro về việc lập hóa đơn.

3. Những nội dung của hóa đơn điện tử xăng dầu hiện nay?

Nội dung của hóa đơn điện tử xăng dầu, theo quy định của Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được quy định như sau:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn: Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn quy định tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được thể hiện trên mỗi hóa đơn. Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

– Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in: Áp dụng theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

– Số hóa đơn:

+ Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn.

+ Trường hợp có nhiều cơ sở bán hàng sử dụng một loại hóa đơn điện tử, số hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

+ Nếu không tuân theo nguyên tắc trên, hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo mỗi số hóa đơn chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

– Thông tin của người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán phải được thể hiện trên hóa đơn, tuân thủ thông tin ghi tại các giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chi nhánh, hộ kinh doanh, đăng ký thuế, đăng ký đầu tư, hợp tác xã.

– Thông tin của người mua: Nếu người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế, hóa đơn phải ghi đúng tên, địa chỉ, mã số thuế theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chi nhánh, hộ kinh doanh, đăng ký thuế, đăng ký đầu tư, hợp tác xã. Trong trường hợp người mua không có mã số thuế, không cần phải thể hiện mã số thuế trên hóa đơn.

– Trong hóa đơn, các thông tin chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ bao gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT). Ngoài ra, hóa đơn cũng phải thể hiện thuế giá trị gia tăng và tổng cộng số tiền thanh toán đã bao gồm thuế giá trị gia tăng, được phân loại theo từng loại thuế suất.

– Chữ ký của người bán và người mua là yếu tố quan trọng trong hóa đơn:

+ Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), và chữ ký của người mua (nếu có).

+ Đối với hóa đơn điện tử, chữ ký số của người bán được sử dụng, và nếu người bán là doanh nghiệp hoặc tổ chức, chữ ký số của doanh nghiệp hoặc tổ chức được áp dụng. Nếu người bán là cá nhân, chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền có thể được sử dụng. Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của cả người bán và người mua, nhưng nếu có, phải tuân thủ quy định tại khoản 14 Điều này.

– Thời điểm lập hóa đơn phải được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch, thực hiện theo hướng dẫn.

+ Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử phải trùng với thời điểm người bán và người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn, được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn, thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

+ Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử cần phải có mã của cơ quan thuế theo quy định.

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có);

– Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in: Thông tin này phải được thể hiện trên hóa đơn và tuân thủ theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

– Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn:

+ Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trong trường hợp có chữ nước ngoài, chúng được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc dưới dòng tiếng Việt, với cỡ chữ nhỏ hơn tiếng Việt.

+ Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, …, 9.

+ Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.

– Nội dung khác trên hóa đơn:

+ Có thể bổ sung thông tin về biểu trưng, logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hoặc hình ảnh đại diện của người bán.

+ Các thông tin khác như Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác có thể được thêm vào tùy thuộc vào đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

+ Trong trường hợp hóa đơn điện tử xăng dầu tại CHXD Petrolimex, từ ngày 01/9/2023, thông tin “biển số xe” của khách hàng sẽ được thêm vào hóa đơn.

+ Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh, có thể không bắt buộc các mục thông tin chi tiết như tên, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, và thuế suất thuế giá trị gia tăng.