Những kinh nghiệm cần biết khi quyết toán thuế

Khi kê khai và quyết toán thuế TNCN doanh nghiệp phải hoàn thiện rất nhiều nghiệp vụ, làm số sách chứng từ tuy nhiên dù bạn cẩn thận như thế nào nêu không có kinh nghiệm chuẩn bị sẵn sàng doanh nghiệp của bạn rất dễ bị phát hiện sai sót

Lưu ý khi kê khai thuế GTGT khi quyết toán thuế

Kế toán nên nhớ doanh nghiệp của bạn chỉ nên kê khai thuế với những hóa đơn gốc có đầy đủ thong tin áp dụng với hàng mua nội địa hoặc giấy tờ nhập khẩu với hàng mua nước ngoài. Trường hợp doanh nghiệp của bạn mua hàng mà chưa nhận được hết chứng từ từ bên bán thì lưu lại thì chưa kê khai vội, phải theo dõi và đòi hóa đơn của bên bán tránh hệ luy sau này nếu cơ quan thuế yêu cầu xuất hóa đơn.

Khi quyết toán thuế để hướng dẫn kê khai hàng xuất khẩu  mà không phải tờ khai hải quan như mọi người vẫn nghĩ.  Nếu doanh nghiệp quyết toán thuế theo tờ khai có nghĩa là trước khi có giấy nộp thuế sẽ bị phat tội kê khai sai kỳ tính thuế và tội phạt chậm nộp tiền thuế GTGT.  Cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp phải điều chỉnh giấy nộp thuế theo từng tháng nào thì sẽ kê khai vào tháng đó khi có phát sinh sẽ phải nộp tiền thuế mà doanh nghiệp tính nôp phạt.

Trường hợp mà doanh nghiệp kê khai xong sau khi nộp báo cáo thuế nên kết xuất ra một file excel để lưu lại sẽ dử dụng khi quyết toán, rất nhiều kế toán không chú ý nên khi cơ quan thuế yêu cầu mất nhiều thời gian tìm lại sẽ bị đánh giá không chuyên nghiệp, nhiều trường hợp doanh nghiệp tuyển dụng kế toán mới nhận ban giao lại chưa rõ các đầu mục công việc sẽ khó xác định file tài liệu ở đâu khi nhập tay thường bị nhẫm lẫn. Rất nhiều công ty do quản lý chưa chặt chẽ nên khi quyết toán thuế đã bị soi lỗi này rât nặng.

Khi quyết toán thuế doanh nghiệp kế toán không nên dùng biểu mẫu theo HTKK 3.3.0 do không có phần diễn giải khi quyế toán vì biểu mẫu không có, không có nghĩa là không nhập. Tốt nhất kế toán nên soạn ra  file Excel có đầy đủ, khi quyết toán thuế sẽ cần tới vì cơ quan thuế luôn trong tâm lý bắt lỗi doanh nghiệp để phạt hành chính mà. Đồng thời doanh nghiệp cũng dễ dàng khi kiểm tra số liệu sổ sách.

Những lưu ý khi quyết toán thuế tại doanh nghiệp với hàng hóa

Doanh nghiệp chi phối hàng hóa dùng cho nhiều mục đích khác nhau: Hàng xuất bán, tiêu dùng nội bộ, cho biết làm quà tặng… khi xuất hóa đơn cần phải xuất có hóa đơn đầy đủ hết.  Vì nhiều trường hợp doanh nghiệp xuất hàng khuyến mãi, cho tặng nhân viên công ty không xuất hóa đơn, nhưng sau khi cơ quan thuế kiểm tra lại yêu cầu xuất trình và giải thích lý do vì sao không xuất hóa đơn. Lúc này doanh nghiệp phải lo lằng giải quyết hóa đơn sẽ rất khó khăn.

Trường hợp quyết toán thuế với hàng bảo hành

a) Đối với hàng bảo hành doanh nghiệp xuất bán để giao cho khách hàng thì vẫn nên xuất hóa đơn tiêu dùng nội bộ trong công ty. Trường hợp doanh nghiệp không được xuất hóa đơn cần có các loại phiếu bản hành và biên bản bàn giao.  Kế toán xuất hóa đơn cho công ty mình để kê khai VAT đầu ra, đầu vào như bình thường , chắc chắn không bị bắt bẻ.

b) Đối với hàng tồn kho và doanh nghiệp cần thanh lý vì không thể bán được ra ngoài thị trường: Thì doanh nghiệp phải thực hiện theo quy trình đã được thanh lý thì mới đươc ghi nhận giá vốn và vẫn phải xuất trình hóa đơn ghi nhận là bán hàng bị lỗ.

c) Đối với hàng hóa xuất kho nhưng chưa viết hóa đơn ở thời điểm thanh toán sau đó mới viết lại hóa đơn ở thời gian sau, có nghĩa là thời điểm xuất hóa đơn khác cần phải soát lại, ghi chú ra, hóa đơn nào đi với phiếu xuất kho nào, có khớp chưa?

Trường hợp hóa đơn xuất không khớp cần tìm hiểu rõ nguyên nhân và tìm cách sử lý vì cơ quan thuế sẽ phạt nặng tội này mà doanh nghiệp rất khó giải thích khi bị phát hiện sai pham.

Lưu ý về chi phí lãi vay khi quyết toán thuế

Trường hợp công ty có vay vốn ngân hàng thì sẽ không được để tồn quỹ tiền mặt cao nhất ở thời điểm ngân hàng giải ngân. Nếu kế toán để tồn quỹ tiền mặt quá cao thì phải làm phiếu chi để chi ra bớt, nội dung thì cứ bịa ra, như: chi phí marketing không có hóa đơn, chi phụ cấp, .… không có hóa đơn  để giảm quỹ.

Doanh nghiệp thường tạo ra những khoản chi phí hợp lý nhưng cần ghi ra không có hóa đơn nhé, để sau này loại ra khi quyết toán thuế.

Vi nếu ơ thời điểm doanh nghiệp vay ngân hàng ghi nhận tồn quỹ tại công ty lớn hơn số tiền đi vay thì sẽ không được tính chi phí lãi vay này vào chi phí hợp lý, sẽ bị loại ra.

Lưu ý: Quỹ tiền mặt sẽ không được để âm tiền.

Tiếp theo khi chuẩn bị quyết toán thuế cần phải lưu một số vấn đề sau

Hạch toán với sổ phụ ngân hàng

Doanh nghiệp khi quyết toán thuế cần có đầy đủ sổ phụ ngân hàng gôm có: sổ phụ, giấy báo (nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi…)nên chuẩn bị sao kê theo từng năm. Kế toán cần chuẩn bị sổ phụ ở dạn file cứng và cả file mềm được kết xuất trên Internet Banking để dễ kiểm tra, đối chiếu.

Đơn vị thuế sẽ kiểm tra theo sổ sách chứng từ bản sao nếu có nghi vấn cần xác thực cái gì thì họ mới tìm bản gốc. Trường hợp doanh nghiệp phát hiện thiếu xót chứng từ nên cần kiểm tra lại đẻ bổ sung chứng từ còn thiểu, nếu kế toán phát hiện thiếu sẽ bị kiểm tra  và phạt tiền thuế.

Những kinh nghiệm cần lưu ý khi lưu trữ hóa đơn đầu vào, đầu ra theo từng cuốn sổ sách. Nếu doanh nghiệp đặt in hóa đơn đã được đánh số và hóa đơn thì doanh nghiệp tự đánh số thứ tự cuốn theo trình tư sử dụng và cả thời gian sử dụng của hóa đơn.

Lưu ý về những hóa đơn doanh nghiệp đã hủy: Trên quyển hóa đơn doanh nghiệp phải liệt kê ra những hóa đơn đã hủy xem có bao nhiêu số đã được hủy cần phải note lại để khi tìm là nhận ra ngay đồng thời làm ngay file Excel thống kê đề phòng cơ quan thuế cần xem tới khi quyết toán.

• Đếm số hóa đơn hủy: Doanh nghiệp phải đếm lại những hóa đơn đã hủy, kiểm tra lại tình trạng xem có sai sót gì không.Nếu doanh nghiệp không hóa biên bản hủy hóa đơn sẽ bị phạt hành chính.

Với hóa đơn đã hủy ở liên thứ 2 mà khách hàng trả về thì phả dán lại vào cuốn ở hóa đơn, gạch chéo rồi làm biên bản hủy hóa đơn vào ngay sau, để kế toán kiểm tra có ngay.